Un evento corporativo puede ser una presentación de producto, un congreso, una feria, una convención de clientes o una celebración de aniversario. En todos los casos es una de las pocas ocasiones en las que una marca puede generar una experiencia en persona, con todos los sentidos. Bien planteado, construye marca durante años; mal planteado, es un gasto que nadie recuerda al día siguiente.
1. Define el objetivo antes que el lugar
La primera pregunta no es dónde ni cuándo, sino para qué. Captar contactos comerciales, fidelizar a clientes, lanzar un producto, reforzar la imagen ante instituciones o motivar al equipo son objetivos distintos que llevan a eventos distintos. El objetivo decide el formato, el público, el presupuesto y la forma de medir el resultado.
2. Conoce a tu público
¿Quién tiene que estar? ¿Qué espera encontrar? ¿Qué le haría desplazarse y quedarse hasta el final? Pensar en los asistentes, y no solo en lo que la marca quiere contar, es lo que diferencia un evento útil de una sucesión de discursos.
3. Crea un concepto
El concepto es la idea que da sentido a todo el evento y lo conecta con la marca: el nombre, el mensaje, la estética, el espacio, la música, los contenidos. Un concepto claro hace que cada decisión sea más fácil y que el asistente salga con una idea, no con una lista de detalles sueltos.
4. Diseña la experiencia
Las experiencias capturan la atención y la empatía de las personas y generan un mayor compromiso con la marca. Piensa en el recorrido completo del asistente: la invitación, la llegada, la acreditación, los momentos de contenido, los de relación, el cierre y la despedida. Cada punto de contacto es una oportunidad para transmitir la personalidad de la marca. Lo desarrollamos en marketing experiencial.
5. Planifica la logística con margen
Espacio, fechas, proveedores, permisos, accesibilidad, montaje, técnica audiovisual, catering y plan B. Un calendario inverso desde el día del evento, con responsables para cada tarea, evita las prisas de la última semana.
6. Comunica antes, durante y después
- Antes: invitaciones, recordatorios, contenidos que generen expectativa, notas para medios si procede.
- Durante: cobertura en redes, fotografía y vídeo profesionales, un elemento que los asistentes quieran compartir.
- Después: agradecimiento a los asistentes, resumen en vídeo, contenidos para la web y las redes y, si el objetivo era comercial, seguimiento de los contactos.
El evento dura unas horas; su comunicación puede durar semanas.
Dónde invertir el presupuesto
El presupuesto de un evento se va con facilidad en lo que se ve el primer día, como el espacio, el catering o la decoración, y se queda corto en lo que más rentabiliza la inversión. Conviene reservar una parte para el contenido, para la producción audiovisual que permitirá seguir comunicando después y para el seguimiento posterior de los asistentes. Un evento más sencillo con una buena comunicación suele dar más resultado que uno espectacular del que no queda nada al día siguiente.
7. Mide el resultado
Vuelve al objetivo del primer paso. Según el caso: asistencia frente a inscritos, contactos comerciales generados, oportunidades abiertas, menciones en medios y redes, valoración de los asistentes en una encuesta posterior. Medir permite mejorar la siguiente edición y justificar la inversión.
Errores frecuentes
- Elegir el lugar antes de definir el objetivo.
- Llenar el programa de presentaciones y dejar poco tiempo para la relación.
- Olvidar la comunicación posterior, que es donde se aprovecha el evento.
- No medir nada y repetir el mismo formato por inercia.
Eventos de marca en Podium
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